Jos omistat osakkeita listaamattomassa osakeyhtiössä, jolla on käytössään fyysiset osakekirjat ja osakekirja katoaa – ei hätää – tilanteeseen on olemassa selkeä menettely! Jos osakekirja on hävinnyt tai turmeltunut, se voidaan kuolettaa. (Jos tsaarinaikainen lainsäädäntöteksti kiinnostaa, niin ks. Laki asiakirjain kuolettamisesta (34/1901))
Kadonnut osakekirja on arvopaperi ja sen kuolettaminen edellyttää virallista prosessia.
Osakekirjan katoamisesta on hyvä ilmoittaa yhtiön hallitukselle. Tämän jälkeen asiakirjan omistaja tai sen, jonka hallussa asiakirjan muuten pitäisi olla, voi tehdä käräjäoikeudelle hakemuksen asiakirjan kuolettamisesta. Velvollisuus kuolettamisesta on aina osakkaalla tai osakekirjan haltijalla.
Samalla on annettava käräjäoikeudelle asiakirjasta jäljennös tai muu luotettava selvitys sen sisällöstä. Lisäksi on esitettävä selvitys siitä, millä perusteella hakija on omistanut osakekirjan. Hakemuksessa esitetään tiedot kadonneesta osakekirjasta sekä todisteet omistuksestasi. Käräjäoikeus julkaisee kuulutuksen ja odottaa määräajan, jonka jälkeen se voi antaa päätöksen osakekirjan kuolettamisesta.
Väliaikaistodistus
Ennen osakekirjojen antamista yhtiö voi antaa osakkeista ns. väliaikaistodistuksen. Tämä on määrämuotoinen asiakirja, jonka sisällölle ja allekirjoittamiselle on laissa säännelty samat vaatimukset kuin osakekirjalle (OYL 3:12.1). Väliaikaistodistus voidaan antaa osakkeista jo osakemerkinnän yhteydessä. Sitä käytetään myös osakekirjoja vaihdettaessa.
Väliaikaistodistukset ovat osakekirjojen tavoin siirtokelpoisia arvopapereita, jotka voivat olla vaihdannan kohteena (OYL 3:13.1). Jos väliaikaistodistus luovutetaan, saajan on ilmoitettava saantonsa merkittäväksi osakasluetteloon, jotta hän todistusta vastaan voisi saada osakekirjan. Väliaikaistodistuksen omistajalla on yhtäläinen oikeus osallistua yhtiökokoukseen kuin osakkeenomistajalla (OYL 5:6).
Kun osakekirja on virallisesti kuoletettu, yhtiön hallitus voi antaa uuden osakekirjan, tai kuten monissa yrityksissä nykyään toimitaan, annetaan sähköinen osakekirja.
On hyvä muistaa, että jos yhtiön osakkeita ei ole liitetty arvo-osuusjärjestelmään, hallituksen on pidettävä osakkeista ja niiden omistajista luetteloa, eli osakasluetteloa (OYL 3:15). Osakasluettelon laatiminen ja ajan tasalla pitäminen kuuluvat yhtiön hallituksen tehtäviin. Tämä entisestään korostaa omistustietojen dokumentoinnin ja päivittämisen tärkeyttä – erityisesti tilanteissa, joissa osakekirja katoaa. Varmistathan myös aina osakekauppojen yhteydessä tiedoksiannon yhtiön hallitukselle kaupoista, jotta yhtiön osakasluettelo pysyy ajan tasalla ja oikeutesi osakkeisiin varmistuu. Pidä siis fyysiset osakekirjasi aina tallessa!
Tarvitsetko apua? Meidän asiantuntijamme voivat auttaa osakkeiden siirtämisessä. Olemme lisäksi kiinnostuneita sekä ostamaan että myymään erinäisten listaamattomien yhtiöiden osakkeita. Ota yhteyttä meihin vaikka heti painamalla TÄSTÄ!